Wojciech Skrobański - radca prawny

Gdy urzędnicy zakończą już gromadzenie dokumentów, przeprowadzą niezbędne czynności dowodowe i ustalą, czy rozliczenia podatkowe były prawidłowe, przychodzi czas na zakończenie kontroli. To ważny etap, ponieważ otrzymany dokument pozwala zapoznać się z oceną organu, zweryfikować jego ustalenia i zdecydować, jakie działania podjąć dalej.

Trzeba jednak pamiętać, że nie każda kontrola podatkowa przebiega według tych samych zasad. Inaczej kończy się kontrola podatkowa prowadzona na podstawie Ordynacji podatkowej, a inaczej kontrola celno-skarbowa prowadzona przez Urząd Celno - Skarbowy. Różnice dotyczą nie tylko nazwy dokumentu, ale również możliwości zakwestionowania ustaleń urzędników i terminów na złożenie korekty deklaracji.

Jak kończy się kontrola podatkowa i czym jest protokół kontroli?

W przypadku klasycznej kontroli podatkowej, prowadzonej na podstawie Ordynacji podatkowej, jej zakończenie następuje w dniu doręczenia podatnikowi protokołu kontroli. Nie jest to jedynie formalne podsumowanie przeprowadzonych czynności. Protokół przedstawia ustalenia kontrolujących i powinien pozwolić podatnikowi zrozumieć, jakie okoliczności zostały ustalone, na jakich dowodach oparto wnioski oraz jak organ ocenia sprawdzane rozliczenia.

Protokół kontroli zawiera między innymi oznaczenie kontrolowanego i zakresu kontroli, opis dokonanych ustaleń faktycznych, dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów, ocenę prawną sprawy oraz pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień i prawie do korekty deklaracji. To właśnie z tym dokumentem należy dokładnie się zapoznać, ponieważ ewentualne błędy w ustaleniach faktycznych, pominięte dowody czy nieprawidłowa interpretacja przepisów mogą mieć znaczenie dla dalszej sprawy. Podstawowe zasady dotyczące protokołu i zakończenia kontroli określają art. 290 i 291 Ordynacji podatkowej. 

Warto podkreślić, że protokół nie jest decyzją podatkową. Samo jego doręczenie nie oznacza jeszcze, że organ wydał rozstrzygnięcie określające wysokość zobowiązania podatkowego. Dokument przedstawia ustalenia kontroli, które mogą mieć znaczenie dla dalszych czynności organów, ale nie należy utożsamiać go z ostatecznym rozstrzygnięciem sprawy podatkowej.

Czy można nie zgodzić się z ustaleniami protokołu kontroli?

Tak. Jeżeli podatnik uważa, że ustalenia kontrolujących są nieprawidłowe, może złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia do protokołu kontroli. Termin wynosi 14 dni od dnia doręczenia protokołu. W piśmie warto wskazać konkretnie, z którymi ustaleniami podatnik się nie zgadza, dlaczego uważa je za błędne oraz jakie dokumenty lub inne dowody potwierdzają jego stanowisko. Przepisy przewidują również możliwość zgłoszenia odpowiednich wniosków dowodowych.

Nie wystarczy zatem samo ogólne stwierdzenie, że podatnik nie zgadza się z oceną urzędu. Skuteczne zastrzeżenia powinny odnosić się do konkretnych fragmentów protokołu. Przykładowo można zakwestionować ustalenie, że określony wydatek nie miał związku z działalnością gospodarczą, wskazać pominięte faktury lub umowy albo przedstawić argumenty świadczące o tym, że organ błędnie ocenił charakter danej transakcji.

Kontrolujący ma obowiązek rozpatrzyć zastrzeżenia i w terminie 14 dni od ich otrzymania zawiadomić podatnika o sposobie ich załatwienia. Jeżeli nie uwzględni określonych zarzutów, powinien wskazać przyczyny faktyczne i prawne swojego stanowiska. Niezłożenie zastrzeżeń w ustawowym terminie oznacza natomiast, że przyjmuje się, iż kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli. Dlatego nie warto odkładać analizy protokołu na ostatnią chwilę.

Czym różni się wynik kontroli celno-skarbowej od protokołu kontroli podatkowej?

W przypadku kontroli celno-skarbowej prowadzonej w zakresie, do którego stosuje się art. 82 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, podatnik otrzymuje wynik kontroli, a nie protokół kontroli w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Wynik kontroli wskazuje między innymi zakres przeprowadzonych czynności oraz informację o stwierdzonych nieprawidłowościach albo ich braku. Doręczenie tego dokumentu co do zasady kończy kontrolę celno-skarbową w tym trybie. Należy przy tym pamiętać, że ustawa przewiduje szczególne zasady dla niektórych rodzajów kontroli.

Najważniejsza różnica z perspektywy podatnika polega na tym, że procedura dotycząca wyniku kontroli celno-skarbowej nie przewiduje takiego samego trybu składania zastrzeżeń jak art. 291 Ordynacji podatkowej w odniesieniu do protokołu kontroli podatkowej. Nie można więc zakładać, że po otrzymaniu wyniku kontroli celno-skarbowej przysługuje 14 dni na złożenie zastrzeżeń na tych samych zasadach co w kontroli podatkowej.

W przypadku wyniku kontroli celno-skarbowej szczególne znaczenie ma natomiast pouczenie o możliwości złożenia deklaracji lub korekty deklaracji. Zgodnie z art. 82 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, w terminie 14 dni od doręczenia wyniku kontrolowany może złożyć deklarację lub korektę, jeżeli zgadza się w całości albo w części ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, o ile przepisy podatkowe przewidują obowiązek złożenia deklaracji. Korekta złożona po tym terminie, ale przed doręczeniem określonego w ustawie postanowienia, nie wywołuje skutków prawnych. 

W praktyce oznacza to, że nie należy traktować protokołu kontroli podatkowej i wyniku kontroli celno-skarbowej jako dokumentów, które różnią się wyłącznie nazwą. Przed podjęciem działania trzeba ustalić, jaki rodzaj kontroli został przeprowadzony i jakie uprawnienia przysługują podatnikowi w danym trybie.

Kiedy można skorygować deklarację po kontroli podatkowej?

Jeżeli podatnik zgadza się z ustaleniami klasycznej kontroli podatkowej, może rozważyć złożenie korekty deklaracji. W przypadku kontroli podatkowej prawo do skorygowania deklaracji jest zawieszone w zakresie objętym kontrolą, a po jej zakończeniu ograniczenie to ustaje, z uwzględnieniem zasad określonych w Ordynacji podatkowej, w szczególności art. 81b. Nie należy jednak utożsamiać tej sytuacji z terminem 14 dni przewidzianym dla korekty po doręczeniu wyniku kontroli celno-skarbowej.

Przed złożeniem korekty warto dokładnie przeanalizować ustalenia kontrolujących, sprawdzić dokumentację księgową i ocenić, czy korekta jest uzasadniona. Sam fakt, że urząd zakwestionował określony sposób rozliczenia, nie oznacza jeszcze, że jego stanowisko jest prawidłowe. Jeżeli w protokole znajdują się błędy lub pominięto istotne okoliczności, właściwym działaniem może być przedstawienie zastrzeżeń, zamiast bezrefleksyjnego zaakceptowania wszystkich ustaleń.

W przypadku kontroli celno-skarbowej należy natomiast szczególnie pilnować 14-dniowego terminu liczonego od dnia doręczenia wyniku kontroli. Ustawa przewiduje odrębne zasady i skutki związane ze złożeniem deklaracji lub korekty w tym trybie. Dlatego decyzja o korekcie powinna być poprzedzona analizą konkretnego dokumentu oraz pouczenia zawartego w jego treści.

Dlaczego warto dokładnie przeanalizować dokument kończący kontrolę?

Zakończenie kontroli to moment, w którym podatnik powinien przede wszystkim sprawdzić, czy ustalenia organu są zgodne z dokumentami, rzeczywistym przebiegiem zdarzeń i obowiązującymi przepisami. Znaczenie mogą mieć zarówno błędy w ustaleniach faktycznych, jak i niewłaściwa wykładnia przepisów podatkowych. Niekiedy rozbieżność dotyczy jednego dokumentu, innym razem sposobu rozliczenia całej transakcji lub kilku okresów podatkowych.

Nie należy również pomijać terminów wskazanych w przepisach. W przypadku protokołu kontroli podatkowej podatnik ma 14 dni na złożenie zastrzeżeń lub wyjaśnień. W przypadku wyniku kontroli celno-skarbowej należy natomiast zweryfikować możliwość i termin złożenia deklaracji lub korekty. Pomylenie tych procedur może doprowadzić do utraty możliwości skorzystania z określonego uprawnienia.

Jeżeli masz wątpliwości co do prawidłowości ustaleń urzędu, warto przeanalizować otrzymany dokument przed podjęciem decyzji o korekcie lub rezygnacji z kwestionowania stanowiska organu. Radca prawny zajmujący się kontrolami podatkowymi w Ostrowie Wielkopolskim może pomóc w ocenie protokołu lub wyniku kontroli, przygotowaniu zastrzeżeń do protokołu oraz określeniu możliwych działań z uwzględnieniem konkretnej sytuacji podatnika.

W czwartej, ostatniej części cyklu omówię, co może wydarzyć się po zakończeniu kontroli i jakie dalsze konsekwencje mogą wiązać się z ustaleniami urzędu.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w związku z kontrolą podatkową lub celno-skarbową, zapraszam do kontaktu z kancelarią.

Powyższy artykuł został przygotowany z pomocą systemów sztucznej inteligencji. Jego treść została poddana weryfikacji i kontroli redakcyjnej przez radcę prawnego. Za publikację treści odpowiedzialność redakcyjną ponosi Wojciech Skrobański.

(art. 50 ust. 4 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. – AI Act)

e-mail:  

wojtek@radca-skrobanski.pl

ul. Kaliska 45

63-400 Ostrów Wielkopolski