Wojciech Skrobański - radca prawny

W ostatnich tygodniach wiele emocji wzbudzają zmiany w przepisach regulujących działalność Państwowej Inspekcji Pracy, które wejdą w życie 8 lipca 2026 r. W przestrzeni medialnej pojawiają się liczne publikacje sugerujące, że inspektorzy pracy otrzymali możliwość „zamieniania zleceń na etaty”, a przedsiębiorców czeka fala kontroli zakończonych obowiązkiem zatrudnienia współpracowników na podstawie umów o pracę.

Choć nowe regulacje rzeczywiście rozszerzają kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy, wiele medialnych doniesień upraszcza ich rzeczywisty zakres. Zmiany nie oznaczają bowiem automatycznego przekształcania każdej umowy cywilnoprawnej w stosunek pracy ani pozbawienia przedsiębiorców prawa do obrony swoich racji. Aby właściwie ocenić skutki nowych przepisów, warto przeanalizować ich rzeczywistą treść oraz praktyczne znaczenie.

Czy Państwowa Inspekcja Pracy może samodzielnie zamienić umowę zlecenia na umowę o pracę?

Najistotniejszą zmianą jest przyznanie inspektorom pracy kompetencji do wydawania decyzji administracyjnych nakazujących ustalenie istnienia stosunku pracy.

Do tej pory sytuacja wyglądała odmiennie. Jeżeli inspektor uznał, że strony formalnie zawarły umowę zlecenia albo umowę o dzieło, lecz sposób wykonywania obowiązków odpowiadał cechom stosunku pracy określonym w Kodeksie pracy, nie mógł samodzielnie rozstrzygnąć sprawy. Konieczne było wniesienie pozwu do sądu pracy, który dopiero po przeprowadzeniu postępowania dowodowego wydawał odpowiednie orzeczenie.

Od 8 lipca 2026 r. procedura zostanie zmodyfikowana. Inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję administracyjną stwierdzającą, że dana osoba powinna być zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Nie oznacza to jednak, że decyzja inspektora definitywnie przesądza o charakterze współpracy.

Czy przedsiębiorca może odwołać się od decyzji Państwowej Inspekcji Pracy?

Tak. Nowe przepisy nie pozbawiają przedsiębiorców prawa do sądowej kontroli decyzji wydawanych przez Państwową Inspekcję Pracy.

Pracodawca, który nie zgodzi się z oceną inspektora, może wnieść odwołanie do właściwego sądu pracy. Termin na jego złożenie wynosi 30 dni od dnia doręczenia decyzji, a wniesienie odwołania będzie wolne od opłat sądowych.

Ostateczne rozstrzygnięcie nadal należeć będzie do niezależnego sądu, który przeprowadza postępowanie dowodowe i ocenia całokształt okoliczności sprawy. Sąd nie jest związany stanowiskiem inspektora i samodzielnie ustala, czy pomiędzy stronami rzeczywiście istniał stosunek pracy.

W praktyce oznacza to, że kontrola Państwowej Inspekcji Pracy nie zastępuje postępowania sądowego, lecz stanowi jego wcześniejszy etap.

Po czym ocenia się, czy umowa cywilnoprawna jest w rzeczywistości umową o pracę?

Jednym z najczęściej powielanych błędów jest przekonanie, że o charakterze współpracy decyduje wyłącznie nazwa podpisanej umowy.

Polskie prawo od wielu lat opiera się na odmiennej zasadzie. Kluczowe znaczenie ma sposób wykonywania obowiązków, a nie oznaczenie dokumentu.

Jeżeli współpraca odbywa się pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, z obowiązkiem osobistego świadczenia pracy oraz podporządkowaniem organizacyjnym, istnieje wysokie prawdopodobieństwo uznania jej za stosunek pracy.

Natomiast sama możliwość zawarcia umowy zlecenia lub umowy o dzieło nie została ograniczona. Nadal pozostają one w pełni legalnymi formami współpracy, o ile odpowiadają rzeczywistemu charakterowi wykonywanych czynności.

Czy nowe przepisy zwiększają współpracę PIP z ZUS i organami podatkowymi?

Tak. Ustawodawca rozszerzył możliwość wymiany informacji pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz organami Krajowej Administracji Skarbowej.

Celem tych rozwiązań jest usprawnienie wykrywania nieprawidłowości związanych z zatrudnieniem oraz ograniczenie przypadków obchodzenia przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Sama wymiana informacji nie oznacza jednak automatycznego wszczęcia postępowania ani nałożenia sankcji. Każda sprawa nadal wymaga indywidualnej analizy oraz ustalenia, czy rzeczywiście doszło do naruszenia obowiązujących przepisów.

Czy przedsiębiorca może uzyskać interpretację Państwowej Inspekcji Pracy?

Jednym z mniej nagłaśnianych, a jednocześnie bardzo korzystnych rozwiązań jest możliwość uzyskania interpretacji indywidualnej wydawanej przez Państwową Inspekcję Pracy.

Instytucja ta pozwala przedsiębiorcy jeszcze przed ewentualną kontrolą zweryfikować prawidłowość stosowanych rozwiązań z zakresu prawa pracy. Dzięki temu możliwe jest ograniczenie ryzyka sporów z organami kontrolnymi oraz zwiększenie bezpieczeństwa prowadzonej działalności gospodarczej.

Dla wielu przedsiębiorców może to stanowić cenne narzędzie pozwalające odpowiednio przygotować dokumentację i model współpracy z pracownikami oraz współpracownikami.

Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy będą mogły odbywać się zdalnie?

Nowelizacja przewiduje również możliwość prowadzenia określonych czynności kontrolnych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Rozwiązanie to ma przede wszystkim usprawnić przebieg kontroli oraz ograniczyć formalności związane z koniecznością osobistego stawiennictwa przedsiębiorcy. W wielu przypadkach przekazanie dokumentacji lub wyjaśnień będzie mogło odbywać się w formie elektronicznej, co pozwoli skrócić czas trwania postępowania.

Nie oznacza to jednak rezygnacji z tradycyjnych kontroli prowadzonych w siedzibie przedsiębiorcy, jeżeli charakter sprawy będzie tego wymagał.

Czy przedsiębiorca uniknie kary, jeżeli sam poprawi błędnie zawarte umowy?

Nowe przepisy przewidują rozwiązanie zachęcające przedsiębiorców do dobrowolnego usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Jeżeli pracodawca samodzielnie dokona analizy zawartych umów cywilnoprawnych i w ciągu dwunastu miesięcy przekształci je w umowy o pracę, w sytuacjach wymaganych przez przepisy, może skorzystać z wyłączenia odpowiedzialności w zakresie grzywny przewidzianej za naruszenie przepisów prawa pracy.

Rozwiązanie to ma charakter prewencyjny i zachęca do dobrowolnego dostosowania modelu zatrudnienia do obowiązujących regulacji, bez konieczności prowadzenia długotrwałych sporów z organami kontrolnymi.

Jak przygotować firmę do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Najlepszym sposobem ograniczenia ryzyka jest przeprowadzenie wcześniejszego audytu stosowanych form zatrudnienia.

Warto zweryfikować, czy zawarte umowy cywilnoprawne rzeczywiście odpowiadają charakterowi wykonywanej pracy, czy dokumentacja pracownicza prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz czy sposób organizacji współpracy nie wskazuje na istnienie stosunku pracy pomimo zawarcia umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Odpowiednio przeprowadzona analiza pozwala wykryć potencjalne nieprawidłowości jeszcze przed kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy oraz wdrożyć rozwiązania minimalizujące ryzyko wydania niekorzystnej decyzji.

Nowelizacja przepisów niewątpliwie zwiększa kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy, jednak nie oznacza automatycznego kwestionowania wszystkich umów cywilnoprawnych. Nadal decydujące znaczenie będzie miał rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków oraz ocena dokonana przez sąd pracy. Dlatego zamiast kierować się medialnymi nagłówkami, warto przeprowadzić rzetelną analizę stosowanych rozwiązań i upewnić się, że odpowiadają one wymaganiom obowiązujących przepisów.

e-mail:  

wojtek@radca-skrobanski.pl

ul. Kaliska 45

63-400 Ostrów Wielkopolski